Como Ser Mais Produtivo: 15 Dicas que Funcionam de Verdade

Tempo de leitura: 17 minutos

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Eu sei que você olha para a sua vida e sente um gosto insosso. Os dias passam sempre do mesmo jeito, há anos as coisas não mudam. Você não muda.

É fácil apontar culpados: a falta de oportunidades, o sistema, a rotina, o tempo escasso, a mente dispersa…

Mas o que talvez você ainda não tenha percebido é que pequenas mudanças de comportamento podem realizar por você muito mais do que essa terceirização de culpa que só serve para afagar o ego e te afundar ainda mais nesse lamaçal de desesperança.

A verdade é simples (e dolorosa): culpar os outros ou as circunstâncias não muda a realidade à sua volta. O que muda é assumir o comando da sua vida — e agir com sabedoria, mesmo quando tudo parece estar contra você.

Quem não sonha com uma casa mais organizada, um trabalho mais satisfatório, mais reconhecimento, melhor situação financeira ou mais tempo de qualidade com quem se ama? Esses anseios são comuns a quase todos nós. O que não é comum é a disposição para fazer o que precisa ser feito.

Ser produtivo não é fazer mais, é fazer o que importa

Se você leu o artigo anterior, já entendeu: ser produtivo não é fazer mais, é fazer o que importa de verdade. É nesse princípio simples — e poderoso — que está a sabedoria capaz de conduzir tanto às pequenas conquistas do dia a dia quanto às grandes realizações da vida.

Porque, no fim das contas, é isto que buscamos: resultados reais, mudanças concretas, uma sensação de progresso que preencha a alma e não apenas a agenda.

E é aqui que entra a produtividade verdadeira — aquela que nasce de escolhas conscientes, ações alinhadas aos seus objetivos e uma rotina desenhada para sustentar o que você quer construir.

Neste artigo, vamos dar um passo adiante. Se antes você entendeu o porquê, agora vai descobrir o como.

Você vai descobrir como transformar sua rotina — e sua vida — por meio de práticas simples e estratégias que realmente funcionam.

Pare de viver no modo “sobrevivência” e comece a viver com propósito e direção.

Se você está cansado(a) de apagar incêndios, de sentir que nunca faz o suficiente, de viver com uma agenda cheia e uma alma vazia… este texto é para você.

Dicas de como ser mais produtivo/a no dia a dia

Dica 1: Tenha um planejamento de vida

Você já parou para pensar no que deseja construir ao longo da sua existência?

O que você quer ter, fazer e, principalmente, quem você quer ser nos próximos 10, 20 anos?

Ou, para tornar a reflexão ainda mais profunda (e necessária): como você gostaria de ser lembrado/a quando não estiver mais aqui?

Essas perguntas incomodam. Mas são absolutamente indispensáveis para quem deseja viver com propósito — e ser, de fato, produtivo/a.

Porque produtividade não se trata somente de cumprir tarefas. Trata-se de caminhar com intenção. E isso só é possível quando você tem clareza sobre aonde quer chegar.

Existem ferramentas que ajudam muito nesse processo de reflexão e planejamento.

Algumas das mais eficazes são:

• Necrológio

Escreva o que você gostaria que dissessem sobre você, sobre sua vida no seu velório. Tire um momento para refletir sobre o que realmente deseja construir na sua vida.

Esse é um exercício poderoso de visão de longo prazo.

• Linha do Tempo de 100 Anos

Desenhe sua vida em uma linha cronológica ampla, do seu nascimento até a velhice, visualizando sonhos, marcos importantes que você já vivenciou e projetos que deseja construir.

• Roda da Vida

Avalie a sua satisfação e o equilíbrio entre áreas essenciais da sua vida como saúde, carreira, família, espiritualidade, relacionamentos e outras.

Esses exercícios não são meros passatempos motivacionais. Eles iluminam o caminho. A partir deles, fica muito mais fácil alinhar seus planejamentos de médio e curto prazo — anual, trimestral, mensal, semanal e diário — com o que realmente importa. E aí, sim, suas tarefas diárias passam a ter sentido.

No final do artigo estou deixando alguns links para você conhecer melhor e se aprofundar em uma ou mais dessas ferramentas.

📌 Observação: se você já tem clareza do que deseja construir na sua vida — mesmo sem ter feito nenhum desses exercícios — ótimo! Você já tem a direção. Pode seguir para as próximas dicas.

Dica 2: Estabeleça metas SMART

Metas inteligentes são:

• S (Específicas)
• M (Mensuráveis)
• A (Atingíveis)
• R (Relevantes)
• T (Temporais)

“Quero estudar mais.” — Não é uma meta eficaz. Faltam informações muito relevantes que servem de gatilho para uma ação mais direcionada ao resultado.

Em vez de redigir metas genéricas assim, tente ser mais específico/a. Um exemplo seria:

“Quero estudar 1h por dia, de segunda a sexta, para o concurso X”.

Percebe a diferença?

Você entende perfeitamente por que precisa estudar, quando e por quanto tempo. Agir assim é muito mais eficaz.

Dica 3: Organize tarefas com a Matriz de Eisenhower

Divida suas tarefas em quatro quadrantes e para essas tarefas tome as providências referentes a esse quadrante.

Os quadrantes são:

1. Urgente e importante

Ação: faça as tarefas imediatamente ou quanto antes.

2. Importante, mas não urgente

Ação: planeje (aqui está o ouro. As tarefas que normalmente te levarão a um novo nível na vida estão geralmente nesse quadrante, elas devem ser priorizadas).

3. Urgente, mas não importante

Ação: delegue (se for possível, se não for, tente organizá-las no decorrer do dia entre os intervalos das tarefas do quadrante 2).

4. Nem urgente, nem importante

Ação: elimine (elas não estão relacionadas com os projetos, são normalmente circunstanciais e de distração. Você deve tentar reduzi-las ao máximo).

📌 Dica: você pode desenhar esses 4 quadrantes em papel e ir preenchendo conforme as tarefas que precisa realizar ou usar um aplicativo como Notion, Evernote ou outros.

Dica 4: Estruture rotinas

Rotinas reduzem a fadiga de decisão e criam consistência.

Minha sugestão é que você comece com duas principais rotinas: a da manhã e da noite.

Rotina da manhã

Algumas observações para a criação da sua rotina da manhã:

• Tenha um horário fixo para acordar todos os dias. Permita uma variação de apenas 30 minutos nos finais de semana para não alterar significativamente o seu padrão de sono.
• O início da sua rotina da manhã precisa ser no horário em que você se sente mais disposto para levantar e começar bem o dia. Mas tenho que ser sincera, quanto mais cedo você conseguir levantar (bem e disposto/a), melhor tenderá a fluir o seu dia, pois mais tempo você terá para realizar as tarefas que precisa.
• Avalie sua energia no decorrer da manhã e adapte suas tarefas ao seu nível de energia.
• Tente colocar nesses primeiros momentos da manhã aquelas atividades que são mais importantes para você, que estão ligadas com as áreas da vida que você não pode negligenciar, por estarem fortemente ligadas com seus valores. Por exemplo: oração pessoal, estudar, ler, fazer atividade física. Só você poderá fazer essa avaliação.

Uma ideia de rotina da manhã seria:

• 4h30: acordar e oração pessoal.
• 5h00: atividade física e hidratação.
• 6h00: higiene
• 6h30: leitura formativa ou espiritual.
• 7h00: café da manhã
• 7h30: planejamento do dia.

📌 Ignore os horários. Cada pessoa terá a sua rotina ótima e é esta a sua tarefa, descobrir qual é a sua.

Rotina da noite

Observações e algumas sugestões do que fazer na sua rotina da noite:

• Tente estar na cama mais ou menos no mesmo horário todas as noites;
• Largue as telas pelo menos 1h antes do horário de ir para a cama (o ideal seria duas);
• Tente finalizar as tarefas que exigem alto raciocínio pelo menos duas horas antes do horário de ir para a cama. — O ideal seria 3 horas antes;
• Ao ir para a cama leve um chá relaxante, como camomila, marcela ou erva-doce;
• Se você tem companhia para dormir, tente não puxar assuntos incômodos, estressantes, pois isso pode atrapalhar o sono. Converse coisas leves e agradáveis;
• Faça uma oração de agradecimento pelo dia;
• Escreva em um diário;
• Faça skin care;
• Leia um livro leve.

Dica 5: Trabalhe com blocos de horário

Essa técnica (”time blocking”) consiste em dividir o dia em blocos específicos para alocar atividades semelhantes entre si.

Essa técnica ajuda a diminuir as distrações e aumenta o foco, pois você estará realizando tarefas afins em um mesmo momento.

📌 Escolha horários fixos para tarefas-chave — por exemplo, atividade física sempre às 05h00, leitura sempre às 6h30, planejamento às 07h30.

Dica 6: Use ferramentas de produtividade

Você pode escolher entre ferramentas digitais ou analógicas, desde que se adaptem ao seu gosto.

• Digitais:
  • Google Calendar: para agendamento, lembretes, inclusive com alertas.
  • Notion: completo para organização de tarefas, ideias e planejamento.
  • Todoist: app de tarefas simples e eficaz.
  • Forest / Focus To-Do: app com técnica Pomodoro e gamificação aonde você vai montando a sua floresta à medida que vai fazendo atividades sem a distração do celular.
• Analógicas:
  • Agenda de papel: ótima para visão semanal, reflexões, e para quem ama um material de papelaria.
  • Planner mensal: útil para compromissos fixos e metas.
  • O bom e velho caderninho: ótimo para anotações de tarefas a serem realizadas.

Dica 7: Priorize seu descanso e energia

Dormir bem, se alimentar com qualidade e fazer exercícios regulares aumentam muito, —  mas muito mesmo — a sua produtividade.

Não existem regras para a criação de um sistema que funcione para todas as pessoas. Você terá que descobrir o seu, aquele que te dará mais disposição para cumprir suas tarefas com energia e foco.

Uma sugestão para você iniciar sua procura pode ser:

• 7 a 8 horas de sono por noite;
• Momentos de pausa e respiro durante o dia, entre as tarefas, especialmente aquelas com maior desgaste cognitivo ou físico;
• Uma alimentação que mantenha sua energia estável, evitando excesso de açúcares que pode alterar significativamente sua glicemia e consequentemente sua energia;
• Atividade física regular idealmente todos os dias, mas se realizadas 3 vezes por semana já trará bastantes benefícios.

Dica 8: Elimine distrações e mantenha foco

Como fazer isso?

• Desative notificações desnecessárias, principalmente de redes sociais e feche também abas não utilizadas;
• Use fones de ouvido ou abafadores caso seu local de estudo e/ou trabalho não sejam silenciosos como você gostaria;
• Faça acordos com aquelas pessoas que convivem com você para que em determinados momentos do dia não o interrompam por coisas de pouca importância;
• Não pegue o celular imediatamente ao sentir tédio, acostume-se a ele. O tédio é um espaço fértil para o pensamento criativo, para a reflexão e até para o descanso mental. Quando você se acostuma a preencher cada segundo livre com uma rolagem de tela, impede seu cérebro de desacelerar, de elaborar ideias ou simplesmente de existir sem estímulo constante.

Dica 9: Faça uma coisa por vez

Multitarefas são tentadoras, mas ineficientes. O cérebro não as realiza tarefas em paralelo, ele alterna o foco entre elas o que o torna menos eficiente.

O resultado é mais tempo gasto para fazer uma tarefa que se fosse feita no modo monotarefa levaria bem menos para ser concluída.

Além da ineficiência, os riscos de se cometer erros são maiores, sem falar no cansaço que tenderá a aparecer muito mais rápido.

📌 Dica: use o modo “não perturbe” no celular e estabeleça janelas para cada tipo de tarefa (ex: responder mensagens só à tarde).

Dica 10: Seja organizado com suas coisas

A desorganização física gera desorganização mental e vice-versa. Separe um tempo diário ou semanal para revisar:

• Gavetas, mesa e arquivos digitais.
• Caixa de entrada de e-mails.
• Mensagens não respondidas.
• Lista de tarefas acumuladas.

📌 Pessoas de todos os temperamentos se beneficiam dessa prática, mas especialmente os sanguíneos. Um ambiente organizado e minimalista vai ajudá-lo a não se perder.

Dica 11: Entenda seu ritmo de energia

Você é mais criativo/a pela manhã?

Tem um pico de energia às 14h?

A partir das 18h não funciona mais para atividades cognitivas?

Planeje suas atividades com base nisso.

📌 Experimente monitorar sua energia durante 7 dias para identificar padrões. Anote as observações e depois, ajuste sua agenda.

Dica 12: Planeje o seu dia

Um bom planejamento diário ajuda você a focar no que realmente importa, evita o desperdício de tempo e melhora sua produtividade consideravelmente.

Dicas práticas de como fazer um bom planejamento diário:

• Revise seus objetivos maiores

Antes de qualquer coisa, tenha em mente suas metas de médio e longo prazo (semanais, mensais ou anuais). Isso garante que seu dia esteja alinhado com aquilo que realmente importa para você.

• Liste suas tarefas

Anote tudo o que precisa ou gostaria de fazer no dia. Esvaziar a mente é essencial para clareza e foco.

• Priorize o que é mais importante

Use critérios como urgência e importância explicados no início do artigo. Aliado a isso você pode usar a técnica “Eat the Frog” — realizar a tarefa mais difícil/impactante primeiro. Isso te dará a sensação de dever cumprido o que gerará motivação para conseguir realizar as outras tarefas do dia.

• Estime o tempo necessário para cada tarefa

Atribua blocos de tempo realistas para cada atividade. Superestimar ou subestimar o tempo pode comprometer todo o planejamento.

• Agrupe tarefas semelhantes

Realizar atividades parecidas em sequência (como responder e-mails ou resolver pendências administrativas) evita perda de tempo com trocas de foco.

• Distribua as tarefas ao longo do dia

Leve em consideração seus picos de energia e concentração. As tarefas mais exigentes devem ser colocadas nos horários de maior rendimento (geralmente pela manhã).

• Preveja pausas e possíveis imprevistos

Não lote seu dia de compromissos ininterruptos. Deixe respiros entre tarefas e espaços para resolver urgências.

• Realize tarefas rápidas de imediato

Atividades que duram até 2 minutos devem ser feitas imediatamente, evitando acúmulo e sobrecarga futura.

• Revise e ajuste ao longo do dia

Tenha flexibilidade. À medida que o dia avança, avalie o que foi feito e reorganize o restante, se necessário.

📌 Observação: Você pode utilizar ferramentas físicas ou digitais para montar seu planejamento, como planners, bullet journals, Google Agenda, Notion ou aplicativos de lista de tarefas. Escolha a/as que mais gostar — o importante aqui é criar o hábito de planejar e executar com constância.

Dica 13: Celebre seu progresso nas tarefas

Você já parou para pensar como pequenas vitórias podem ser grandes marcos no seu caminho?

Muitas pessoas vivem esperando a tal “grande conquista” que vai mudar tudo para então poder celebrar.

A verdade é que a transformação não acontece de uma vez. Ela é feita no detalhe, no esforço de hoje, no passo dado mesmo que pequeno aos seus olhos.

Por isso, celebre. Celebre quando acordar no horário que planejou, quando concluir aquela tarefa que estava adiando há semanas, quando conseguir manter o foco por mais tempo do que ontem, quando conseguiu concluir mais uma etapa de uma grande tarefa.

Cada pequena vitória sustenta sua jornada — e ignorá-las é como apagar as pegadas do próprio progresso.

Dica 14: Divida as grandes tarefas em tarefas menores

Sempre que olhamos para uma tarefa que exige um nível de complexidade maior, seja por esforço cognitivo ou físico, tendemos a procrastiná-la.

Ao enxergar um projeto extenso como “organizar toda a casa”, “escrever um artigo” ou “estudar para um concurso”, seu cérebro poderá entendê-lo como algo ameaçador e então aciona o modo de defesa — a procrastinação.

O erro de muita gente é querer dar somente grandes passos. A consequencia disso é travar, pois o objetivo parece distante, impossível, cansativo antes mesmo de começar.

A solução é simples: fatie a grande tarefa. Divida-a em pequenas e simples etapas. Isso diminui a resistência e quanto mais simples forem, maior a probabilidade de sucesso.

Em vez de “organizar toda a casa”, você pode começar por “limpar a gaveta da cômoda”?; em vez de “escrever todo um artigo” você pode “escrever os tópicos do artigo”.

São 3 os benefícios de fatiar as grandes tarefas:

• Você aumenta a clareza do que precisa ser feito;
• Cria senso de progresso;
• Reduz a ansiedade.

Você não precisa de velocidade, mas de consistência.

É ela que tem o poder real de transformar nossa vida no longo prazo.

Dica 15: Adote uma técnica de produtividade

Aqui estão algumas técnicas testadas e aprovadas:

• Pomodoro: 25 min de foco + 5 min de pausa. Após 4 ciclos, faça uma pausa maior.
• GTD (Getting Things Done): tire da cabeça e coloque no papel; organize, revise e execute.
• ZTD (Zen To Done): versão simplificada do GTD, com foco em hábitos e rotinas.
• Pareto (80/20): 20% das ações geram 80% dos resultados. Identifique essas tarefas e foque nelas.
• Método Konmari: organize seu espaço físico para clarear o mental.

Nos próximos artigos vamos explorar com mais profundidade a respeito dessas e outras técnicas/metodologias para te ajudar a escolher com mais segurança a/as que melhor se alinham a sua realidade e ao seu estilo de vida.

E lembre…

Ser produtivo é muito mais do que organizar tarefas: é reorganizar a própria vida em torno do que realmente importa. Não se trata de fazer mais, mas de fazer melhor, com intenção, presença e propósito. É colocar cada minuto a serviço de um futuro que faça sentido — para você.

Você não precisa mudar tudo de uma vez. A verdadeira transformação começa no detalhe: um hábito refeito, uma distração eliminada, uma prioridade respeitada.

Escolha uma das dicas apresentadas nesse artigo e comece hoje a aplica-la no seu dia a dia. Com o tempo, o que parecia pequeno revelar-se-á poderoso e transformador.

E ao contrário do que muitos pensam, ser produtivo não esgota, não oprime — liberta.

A busca pela produtividade é o ponto de virada para uma vida mais consciente, com mais leveza e principlamente conquistas reais.

Tudo pode começar agora, com a sua decisão de sair do piloto automático e assumir o leme da própria história.

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Não leu o artigo anterior no qual falo sobre o verdadeiro conceito de Produtividade? Vou deixar o link aqui abaixo. Espero que goste!

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Links sobre as ferramentas de planejamento de vida:

• Necrológio
  • Necrológio: A Visão de Olavo de Carvalho sobre o Legado Pessoal
  • Refletindo sobre a vida com o EXERCÍCIO DO NECROLÓGIO
• Linha do tempo de 100 anos
  • Crie a sua linha do tempo de 100 anos!
• Roda da vida
  • Roda da Vida: como fazer e aplicar
  • Roda da vida online