O segredo da produtividade é priorizar — os melhores métodos para priorização de tarefas: encontre o que mais funciona para você

Tempo de leitura: 21 minutos

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Durante muito tempo, uma das minhas maiores dificuldades em relação à produtividade foi a priorização. Eu me via sempre sobrecarregada por uma longa lista de tarefas. Mais longa do que conseguia dar conta. Achava que tudo era importante; que tudo precisava ser feito e logo.

O resultado dessa cobrança? Frustração constante, sensação de insuficiência e a impressão de que, por mais que me esforçasse, nunca dava conta de tudo — continuo não dando, e tudo bem, mas isso é assunto para outro artigo.

Foi nesse cenário que percebi uma verdade essencial, embora muitas vezes negligenciada: não é possível fazer tudo. Para ser realmente produtivo e colher frutos dessa produtividade, é necessário focar no que realmente importa.

Aprender a priorizar tarefas não é uma habilidade qualquer, muito menos um acessório de pouca importância, ou até um luxo exclusivo para especialistas em produtividade. É uma necessidade vital para quem deseja viver com propósito, foco e construir realizações.

Neste artigo, vamos conversar sobre os melhores e mais eficazes métodos para priorização de tarefas. Você vai entender o que são essas técnicas, como aplicá-las no seu dia a dia e, principalmente, como identificar qual delas mais se adequa ao seu momento, ao seu perfil e aos seus objetivos.

Quando bem escolhidos e praticados, os métodos para priorização de tarefas se tornam grandes aliados — capazes de nos tirar do ciclo da exaustão e nos conduzir a uma rotina mais eficaz, consciente e satisfatória.

Por que priorizar tarefas é fundamental para ser produtivo?

Uma verdade pouco refletida — mas que transforma completamente a maneira como usamos nosso tempo — é que as coisas não se equivalem. As tarefas, os valores, os compromissos… cada um tem um peso diferente, uma importância distinta, um impacto único. Tratar tudo como se fosse igualmente urgente ou igualmente valioso é uma das maiores armadilhas da vida moderna.

Quando tudo parece prioridade, na prática, nada é. Por isso, aprender a discernir o peso de cada coisa é um passo essencial para criar uma rotina produtiva.

Priorizar é alinhar tempo, energia e atenção àquilo que tem mais valor para nós agora.

Nosso tempo é limitado e não temos energia infinita. Quando dizemos “sim” para uma tarefa, automaticamente estamos dizendo “não” para outras. O problema é que, quando não temos clareza das nossas prioridades, acabamos dizendo “sim” para o urgente e não importante, para o que grita mais alto — e deixamos o que realmente importa para depois. E esse depois, muitas vezes, nunca chega.

Priorizar é um filtro. É como uma lente que nos ajuda a enxergar com mais nitidez o que merece nossa dedicação naquele momento da vida. Sem esse filtro, ficamos reféns da correria, escravos de listas intermináveis e com a sensação de que nunca fazemos o suficiente.

Quando aprendemos a priorizar, conseguimos direcionar nossos esforços para o que gera impacto real.

Criar o hábito de priorizar transforma não somente como organizamos nossas tarefas, mas principalmente a maneira como vivemos. Veja alguns dos benefícios mais visíveis desse exercício:

• Vivemos com mais propósito, pois nossas ações deixam de ser reativas e passam a ser conduzidas por intenção e alinhamento com o que realmente importa.
• Vivemos com mais presença, já que a escolha do que fazer exige consciência, e a execução requer foco. Não há mais espaço para agir no piloto automático.
• Vivemos com menos culpa, porque deixamos de nos perder em distrações e começamos a corresponder, com mais fidelidade, às verdadeiras exigências da nossa vocação humana.

Quem aprende a priorizar tem a produtividade não como um esforço ansioso para dar conta de tudo, mas sim uma expressão concreta de responsabilidade com o tempo que recebemos e com a missão que nos foi confiada.

O que são métodos de priorização?

Métodos de priorização são técnicas que nos ajudam a organizar as tarefas de acordo com sua real importância e urgência.

Em vez de nos deixarmos levar pelo impulso de fazer o que parece mais fácil ou mais imediato, essas técnicas nos ensinam a pensar estrategicamente: o que realmente precisa ser feito agora? O que pode esperar? O que nem deveria estar na minha lista?

A vida moderna oferece um cardápio quase infinito de tarefas e compromissos. A arte de priorizar é, antes de tudo, uma resposta madura à limitação do tempo.

Quem sabe priorizar exercita a virtude da prudência, pois entendeu que não pode fazer tudo e justamente por isso precisa escolher o que merece sua presença, seu esforço e sua energia.

Nos próximos tópicos, você conhecerá os principais métodos usados para isso — e poderá escolher aquele que melhor se encaixa ao seu momento de vida, à sua personalidade e ao seu estilo pessoal de organização.

Os 6 melhores Métodos para priorizar tarefas no dia a dia

1. Matriz de Eisenhower: Urgente-Importante

A matriz parte de uma distinção fundamental, mas que raramente é feita na correria do dia a dia: urgência tem a ver com tempo, enquanto importância tem a ver com propósito.

Essa ferramenta nos obriga a refletir com mais profundidade sobre as tarefas e diferenciar entre as que exigem urgência para serem realizadas — mas somente nos arrastam — e as que são realmente prioritárias, por serem as que mais nos impulsionam e nos levam a um nível superior.

Diferenciar o que é urgente do que é importante pode parecer óbvio na teoria, mas, na prática, muitos de nós vivem apagando incêndios enquanto o que realmente importa é negligenciado.

A Matriz de Eisenhower propõe uma divisão simples:

Explicando cada quadrante:

Quadrante 1: Importante e Urgente

Exemplos:

1. Levar um familiar ao pronto atendimento por uma emergência.
2. Finalizar um relatório com prazo para hoje.
3. Resolver um imprevisto financeiro que afeta pagamentos imediatos.

O que deve ser feito em relação às tarefas desse quadrante?

As tarefas devem ser feitas imediatamente. Elas têm impacto direto e/ou prazos apertados.

Quadrante 2: Importante e Não Urgente

Exemplos:

1. Planejar as refeições da semana para evitar desperdício e estresse.
2. Estudar um novo método de produtividade que se encaixe à sua realidade.
3. Cuidar da saúde com exercícios regulares e sono adequado.

O que deve ser feito em relação às tarefas desse quadrante?

Agendar, programar. Aqui mora a produtividade verdadeira.

Quadrante 3: Urgente e Não Importante

Exemplos:

1. Responder uma mensagem que interrompe o trabalho, mas não é prioridade.
2. Participar de uma reunião em que sua presença não é realmente necessária.
3. Atender a um pedido de ajuda que outra pessoa poderia resolver sozinha.

O que deve ser feito em relação às tarefas desse quadrante?

Simplificar, delegar ou automatizar.

Quadrante 4: Não Importante e Não Urgente

Exemplos:

1. Ficar rolando o feed das redes sociais por inércia.
2. Maratonar vídeos ou séries como fuga da realidade.
3. Reorganizar o armário pela quinta vez no mês, sem necessidade real.

O que deve ser feito em relação às tarefas desse quadrante?

Eliminar ou reduzir ao máximo.

Para quem é este método de priorização?

• É especialmente útil para quem tem uma rotina muito agitada e acaba vivendo no modo reativo.
• Pessoas que gostam de planejamento, mas vivem sendo engolidas pelas urgências do dia a dia.
• Pessoas com personalidade prestativa, responsável, com tendência a assumir tarefas demais.
• Pessoas com estilo de vida acelerado, com muitas responsabilidades simultâneas (família, trabalho, demandas sociais).
• Pessoas de perfil executor, que valoriza o trabalho feito e a ajuda ao próximo, mas às vezes esquece de se priorizar.
• Pessoas de perfil analista que pensam muito, lidam com muitas informações e acham que tudo é importante.
• Pessoas de temperamento colérico ou melancólico (com alta exigência e senso de dever), mas que vivem frequentemente sobrecarregados.

Como aplicar?

Pegue uma folha de papel ou um aplicativo (como o Notion, Evernote, ou o bloco de notas do celular) e escreva tudo o que você precisa fazer hoje — se planejamento diário — ou nesta semana — se semanal. Depois, classifique cada tarefa conforme os critérios citados acima.

• Importante e urgente
• Importante, mas não urgente
• Urgente, mas não importante
• Nem urgente, nem importante

A seguir, aja conforme a necessidade de cada tarefa.

O objetivo não é viver no Quadrante I, mas migrar sempre que possível para o Quadrante II.

É nele que moram as ações estratégicas: o silêncio para refletir, a revisão de metas, o cuidado com a saúde, a conversa significativa que evita um problema maior no futuro, as tarefas que te trarão realizações.

Uma dona de casa que vive resolvendo imprevistos pode achar que está sendo produtiva por estar sempre ocupada (Quadrante I). Mas, se ela reservar tempo para organizar a rotina semanal, delegar funções e planejar compras (Quadrante II), ela evitará muitos desses “imprevistos”.

Viver só no urgente é um sinal de que estamos gerenciando consequências — não causas.

Quem quer ser protagonista precisa habitar o campo do importante, mesmo que ele não pareça “urgente”.

2. Regra 80/20 (Princípio de Pareto): Foco no essencial

Esse método nos convida a observar a desproporção entre esforço e resultado.

Em praticamente qualquer área da vida, uma minoria de ações é responsável por uma maioria dos resultados.

80% dos resultados vêm de 20% dos esforços.

Ao identificar quais são os 20% das suas tarefas que realmente movem a sua vida para frente, você pode concentrar suas energias onde há mais retorno — seja no estudo, no trabalho ou na vida pessoal.

Para quem é este método de priorização?

• Para quem tem muitas ideias, projetos e compromissos, mas não sabe onde concentrar energia.
• Para pessoas que gostam de eficiência e resultados mensuráveis.
• Pessoas de personalidade analítica, curiosa, orientada a desempenho.
• Pessoas de estilo de vida dinâmico, com múltiplos interesses e tendência à multitarefa.
• Para pessoas de perfil planejador, que amam otimizar processos e refinar o que já está funcionando.
• Pessoas de temperamento melancólico ou sanguíneo, dependendo do grau de disciplina. Sanguíneos tendem a se distrair mais facilmente e por isso tendem a se beneficiar da aplicação dessa técnica. Melancólicos usam o método para focar nos 20% que valem mais a pena e parar de gastar energia em tudo, inclusive no que não traz resultados.

Como aplicar?

• Liste todas as tarefas ou atividades do seu dia.
• Pergunte-se: “Quais dessas realmente geram impacto na minha vida?”; “Quais são os 20% das tarefas que mais contribuem com isso?”
• Foque primeiro nesses 20%.

Exemplos:

• Se você é estudante, talvez 80% da sua nota venha de 20% dos conteúdos mais cobrados.
• Se é dona de casa, 20% das ações (como planejar as refeições da semana) geram 80% da tranquilidade da rotina.
• No trabalho, 20% dos seus clientes ou tarefas talvez gerem 80% do resultado mensal.
• Um pai de família pode perceber que 20% de seu tempo mais intencional com os filhos gera 80% da conexão emocional no dia.

O princípio de Pareto nos ensina a parar de se desgastar com o que não gera frutos — e investir mais onde a colheita é abundante.

3. Método Ivy Lee: Simples, prático e profundo

Podemos sintetizar esse método em: Seis tarefas, uma de cada vez.

Criado em 1918 por um consultor chamado Ivy Lee, o método foi aplicado na empresa de Charles Schwab, presidente da Bethlehem Steel — e fez tanto sucesso que Schwab pagou uma fortuna por essa “simples consultoria”.

Para quem é este método de priorização?

• Quem gosta de listas, mas se sente travado(a) na hora de executá-las.
• Pessoas de personalidade indecisa, perfeccionista ou ansiosa, com medo de escolher “errado”.
• Quem tem estilo de vida com rotina flexível ou caótica, com poucos rituais estabelecidos.
• Pessoas de perfil analista ou planejador, que valorizam o planejamento, mas se frustra por não conseguir cumprir o que idealizam.
• Pessoas de temperamento fleumático ou melancólico. Fleumáticos se beneficiam da estrutura simples e objetiva do método. Melancólicos aprendem com ele a priorizar sem entrar em paralisia por análise.

Como funciona:

1. No fim do dia, escreva as seis tarefas mais importantes para o dia seguinte.
2. Ordene-as por prioridade.
3. No dia seguinte, comece pela tarefa 1 e não avance até que ela esteja concluída.
4. Se não terminar todas, passe as não concluídas para a lista do dia seguinte.

Exemplos:

• Para uma dona de casa ou mãe com rotina intensa

No fim da noite, ela lista suas 6 tarefas principais para o dia seguinte:

1. Preparar o café da manhã e lanche das crianças
2. Fazer a lista de compras da semana
3. Organizar o material da catequese
4. Lavar a roupa de cama
5. Revisar as finanças da semana
6. Reservar 30 minutos para leitura espiritual

Pela manhã, ela começa pela tarefa número 1 e só passa à próxima quando concluir. Isso ajuda a manter o foco, mesmo num dia cheio de interrupções.

• Para um empreendedor digital criando conteúdo

Antes de dormir, ele anota:

1. Escrever o post principal da semana
2. Criar 3 pins para o Pinterest
3. Responder comentários e mensagens
4. Organizar as ideias do próximo e-book
5. Gravar stories com dicas práticas
6. Estudar SEO por 1 hora

No dia seguinte, ele começa pelo item 1 com foco total. Essa ordem ajuda a combater a ansiedade de querer fazer tudo ao mesmo tempo — e não terminar nada.

4. Método MIT : Most Important Tasks — Tarefas Mais Importantes

A proposta aqui é definir, todos os dias, de uma a três tarefas que representam o essencial — aquelas que, se feitas, já farão o dia valer a pena. As MITs são as tarefas que você não pode terminar o dia sem ter feito.

Para quem é este método de priorização?

• Pessoas que gostam de dias leves e sustentáveis, mas cheios de significado.
• Pessoas de personalidade introspectiva, sensível, reflexiva.
• Para quem vive momentos de transição, sobrecarga emocional ou fases delicadas da vida — como mães com filhos pequenos, estudantes em fase de TCC, pessoas em luto ou recomeçando uma nova etapa.
• Pessoas criativas, cuidadoras, espirituais que tendem a se sobrecarregar facilmente com muitas tarefas.
• Pessoas de temperamento fleumático ou sanguíneo. Fleumáticos se beneficiam pela simplicidade do método o que permite evitar a sobrecarga. Sanguíneos porque conseguem, enfim, finalizar o que é essencial sem dispersar tanto.

Como aplicar?

• Ao planejar o dia, liste todas as suas tarefas.
• Pergunte: Se eu só pudesse fazer 3 tarefas hoje, quais eu escolheria para me manter em movimento na direção certa?
• Dê preferência a tarefas de alto impacto — aquelas que te aproximam dos seus objetivos, mesmo que pareçam pequenas.
• Bloqueie tempo para executá-las logo no começo do dia, se possível, no primeiro bloco de tempo produtivo do dia.

Exemplos:

• Se você está estudando para uma prova, a tarefa mais importante pode ser revisar um capítulo-chave.
• Se é empreendedora, pode ser montar um orçamento para um cliente ou revisar a estratégia da semana.
• Se é dona de casa, a MIT pode ser fazer o planejamento semanal ou resolver um problema pendente que vem se arrastando.

Começar o dia pelas MITs é como pagar a si mesmo primeiro: você coloca o essencial no centro da sua energia. O resto — se der tempo — é bônus. Mas você já terá cumprido o que realmente importa.

5. Método ABCDE (Brian Tracy): Classifique e priorize com clareza

Esse método é um verdadeiro exercício de clareza e decisão.

Criado por Brian Tracy, o método ABCDE é uma forma prática de classificar tarefas por prioridade e não cair na armadilha de gastar energia com atividades que parecem urgentes, mas são irrelevantes.

A proposta é simples: você atribui uma letra (A, B, C, D ou E) a cada tarefa da sua lista, de acordo com o impacto que ela tem.

• A: Tarefas com consequências graves se não forem feitas. Altíssima prioridade.
• B: Importantes, mas não críticas. Têm algum impacto, mas não tão grandes quanto as A.
• C: São agradáveis de fazer, mas não têm impacto significativo.
• D: Podem ser delegadas.
• E: Podem (ou devem) ser eliminadas.

Ao classificar e reorganizar suas tarefas dessa forma, você aprende a agir com base em importância e impacto, e não em pressão ou conveniência. É um passo importante para quem deseja viver com mais intenção — e menos pressa.

Para quem é este método de priorização?

• Para quem sente que está sempre ocupado, mas não vê resultados concretos.
• Para pessoas que têm dificuldade de distinguir o que é urgente do que é importante.
• Pessoas com perfil mais metódico, que gostam de listas e estrutura clara.
• Indicado para temperamentos coléricos ou melancólicos, que tendem a se cobrar muito e se beneficiar ao enxergar com clareza o que realmente precisa ser feito.
• Também ajuda sanguíneos — aqueles que gostam de estrutura e organização — a organizarem suas ideias dispersas e não se perderem em tarefas sem impacto real.

Como aplicar?

• Faça uma lista com todas as suas tarefas.
• Classifique cada uma com A, B, C, D ou E, conforme o impacto.
• Dentro da categoria A, numere por ordem de prioridade (A1, A2, A3…).
• Comece a executar sempre pela A1 — e só vá para a próxima quando concluir a anterior.

Exemplos:

• Um estudante pode classificar como A o estudo para a prova final, B a leitura complementar e C reorganizar o caderno.
• Uma dona de casa pode colocar como A o planejamento da semana, D delegar uma compra ao marido, e E uma tarefa que ela faz por costume, mas não tem mais sentido.
• No trabalho, A pode ser finalizar um relatório que será entregue ao cliente, C responder e-mails sem urgência e E uma reunião dispensável.
• Um autônomo pode ver que planejar o mês é A1, atualizar perfil de rede social é B1 e arrumar o escritório é C.

O método ABCDE ajuda a limpar a névoa mental, cortar o excesso e dar foco ao que realmente transforma o seu dia. É um daqueles hábitos simples que, se bem cultivado, vira um divisor de águas na sua produtividade.

6. Método A Única Coisa: A pergunta-chave que muda tudo

A proposta desse método é um verdadeiro alívio para quem vive sobrecarregado com listas infinitas de tarefas: você não precisa fazer tudo — precisa fazer a coisa certa.

O livro A Única Coisa, de Gary Keller e Jay Papasan, propõe uma pergunta que transforma a forma como enxergamos o nosso dia:

“Qual é a única coisa que, se eu fizer, torna todo o resto mais fácil ou desnecessário?”

Essa pergunta funciona como uma bússola. Em vez de gastar energia tentando equilibrar mil pratos ao mesmo tempo, você aprende a concentrar seu foco na única ação que destrava o restante, ou seja, a tarefa-chave que causa efeito dominó positivo.

Trata-se de escolher com coragem. E de entender aquilo que já falo em muitos artigos, que produtividade não é fazer mais — é fazer o que realmente importa.

Para quem é este método de priorização?

• Para quem vive ocupado, mas sente que está sempre girando em círculos.
• Para pessoas procrastinadoras crônicas, que sofrem com listas muito grandes e não sabem por onde começar.
• Para quem tem múltiplos interesses e dificuldade de filtrar o que realmente importa agora.
• Para pessoas com perfil executor ou planejador, que desejam alinhar energia, foco e impacto.
• Para pessoas demasiado analistas que sofrem com sobrecarga de informação dificultando a priorização.
• Para pessoas de temperamentos sanguíneos e coléricos, que tendem a se sobrecarregar por entusiasmo ou por senso de urgência — e precisam aprender a fazer menos, porém melhor.

Como aplicar?

• Reflita: “Qual é a única coisa que, se eu fizer agora, tornará todo o resto mais fácil ou desnecessário?”
• Escreva essa tarefa no topo da sua lista diária.
• Comece o dia por ela, antes de qualquer outra demanda.
• Sempre que se sentir perdido ou sobrecarregado, volte à pergunta-chave.

Exemplos:

• Um estudante percebe que a única coisa que o aproxima da aprovação é revisar as questões dos últimos anos — todo o resto pode esperar.
• Uma dona de casa, ao planejar a semana, identifica que preparar o cardápio e a lista de compras resolve a maioria das dores dos próximos dias.
• Um empreendedor entende que formular uma proposta comercial estratégica é a tarefa que impacta diretamente os resultados do mês.
• Uma mãe nota que, ao acordar 30 minutos antes dos filhos para organizar a rotina, consegue evitar o caos matinal.

Muitas tarefas que realizamos são apenas decorativas. Servem apenas para preencher nosso tempo, mas não levam a lugar nenhum. Esse método nos treina a mover nossos passos sempre na direção daquilo que tem mais impacto na nossa vida.

Às vezes, a diferença entre um dia produtivo e um dia frustrante é ter clareza sobre a única coisa que realmente importa naquele momento.

Inclusive, indico fortemente a leitura do Livro A única Coisa, de Gary Keller e Jay Papasan. No final do artigo estou deixando dois vídeos — um mais completo e outro mais ilustrativo — com o resumo do livro para que você avaliar se vale a pena a leitura completa dele.

Como escolher o melhor método para priorizar suas tarefas?

Diante de tantos métodos, uma pergunta inevitável surge: como escolher um método de priorização?

A resposta acho que não te surpreende: não existe uma técnica perfeita ou o melhor método — existe a técnica que se encaixa ao seu objetivo, ao seu momento de vida, ao seu “funcionamento”. Reflita sobre essas coisas e a partir delas o caminho mais apropriado se revelará.

Nenhum método de produtividade serve para tudo, nem para todos. O que funciona para uma pessoa hiperativa pode sufocar quem já carrega uma rotina intensa. O que impulsiona um perfil analítico pode travar um criativo. Por isso, em vez de sair testando fórmulas prontas, o mais sábio é olhar primeiro para dentro, escolher um caminho, fazer os ajustes necessários e então iniciar a jornada.

Perceba que a chave para uma produtividade verdadeira e que traz resultados visíveis é o autoconhecimento. Entender seu ritmo, seu temperamento, seu momento de vida, seus valores e suas reais limitações é o que torna possível escolher qualquer método com mais precisão.

E, para que o autoconhecimento produza os frutos esperados é necessário cultivar a virtude da humildade.

Humildade para perceber que estamos nos enrolando mais do que deveríamos. Humildade para admitir que algo está errado, que certos resultados não estão aparecendo e é por minha culpa, que algumas estratégias só nos cansam — mas não nos movem. Humildade para enxergar, com nitidez, o que de fato está acontecendo ao nosso redor.

Métodos para priorização de tarefas são instrumentos, não são fins. O foco não deve estar na técnica em si, mas na transformação que ela pode gerar.

Por isso, seja realista, comece pequeno, observe-se e vá testando.

O seu tempo é valioso demais para ser desperdiçado tentando dar conta de tudo ou para ser desperdiçado com o que não importa.

Tenha coragem de dizer “sim” ao que é essencial e “não” ao que é apenas barulho. Aprenda a priorizar!

No próximo artigo da série, vou apresentar os melhores métodos para transformar prioridades em metas claras e realizáveis. Afinal, priorizar é só o começo. É hora de trilhar o caminho até as conquistas que fazem sentido.

Te vejo lá!

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Quer entender ainda mais sobre como definir prioridades e evitar a sobrecarga de tarefas? Conheça a teoria do cobertor pequeno assistindo o vídeo abaixo:

1 critério para priorizar quando tudo parece importante – Como fazer uma lista de prioridades

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Se interessou pela metodologia A única Coisa? Seguem dois vídeos com o resumo do livro. Espero que goste.

O Segredo das pessoas de Sucesso | Livro A ÚNICA COISA | SejaUmaPessoaMelhor

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A Única Coisa, de Gary Keller | Resumo Arata Academy 09

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Link para compra do livro A única Coisa:

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